Save ไฟล์แนบใน MS Forms ไปที่ SharePoint Library โดยแยกเป็น Folder

ในบทความนี้เราจะใช้ Microsoft Forms เป็น user interface ให้นักเรียน upload การบ้านของพวกเขา แล้ว Power Automate Cloud จะนำไฟล์แนบไปเก็บการบ้านแยกตามชื่อ Folder ของนักเรียน บน SharePoint library

สร้าง Microsoft Forms

สร้าง Microsoft Form โดยสร้างคำถาม 2 ข้อ:

Name-Surname เพื่อใช้สร้างโฟลเดอร์ใน SharePoint
Upload your file เพื่อสร้างไฟล์ใน SharePoint library

ไปที่ https://forms.office.com/ แล้วกดปุ่ม “New Form”

2. ตั้งชื่อ form ยกตัวอย่างเช่น ‘Homework JPN101’ จากนั้นเลือก ‘Text’ เพื่อสร้างคำถามที่ต้องการคำตอบเป็นข้อความ

**Neme the form and select the first question type as “Text”**

3. พิมพ์ ‘Name-Surname’ ในคำถาม แล้วเปิด toggle ‘Required’ ตามรูปด้านล่าง

4. เลือก ‘Upload File’ ตามรูปด้านล่าง

**Select the second question type as “Upload File”**

5. พิมพ์ข้อความ ‘Upload your file’ แล้วเลือก file number limit เป็น 1 และเปิด toggle ‘Required’ ตามรูปด้านล่าง

กดปุ่ม preview จะเห็น Form ในมุมมองของคนส่ง ตามรูปด้านล่าง

สร้าง SharePoint Library

ไปที่ SharePoint site ที่ต้องการเก็บไฟล์ ในที่นี้จะใช้ SharePoint site ที่มีอยู่แล้วชื่อ ‘Power Automate PenBot’ กด New > Document library

เลือก “Blank Library” แล้วตั้งชื่อ SharePoint Library เช่น “Homework JPN101”

**SharePoint Library “Homework JPN101”**

สร้าง Flow

ไปที่ https://make.powerautomate.com/

กด “Create” เลือก “Automated cloud flow”

ตั้งชื่อโฟลว์ เช่น “Upload Homework JPN101”

เลือก trigger “When a new response is submitted” แล้วกดปุ่ม “Create”

**Name the flow, select trigger, and press create**

2. ใส่ค่าต่างๆ ใน Trigger ตามรูปด้านล่าง

Form Id เลือกชื่อของ MS Form ในที่นี้ คือ “Homework JPN101”
กด “New Step”

**Trigger “When a new response is submitted”**

3. เลือก action “Get response details” แล้วใส่ค่าต่างๆ ดังนี้

Form Id เลือกชื่อของ MS Form ในที่นี้ คือ “Homework JPN101”
Response Id ใส่ dynamic content “Response Id” ที่ได้จาก trigger when a new response is submitted
กด “New Step”

4. เลือก action “Initialize variable” แล้วใส่ค่าต่างๆ ดังนี้

Name ตั้งชื่อตัวแปร ในที่นี้จะใช้ชื่อตัวแปรว่า “folderName”
Type เลือก String
Value ใส่ dynamic content “Name-Surname“(dynamic content นี้ได้จาก action Get response details โดยชื่อของ dynamic content นี้จะมาจากคำถามที่เราตั้งใน MS Form)
กด “New Step”

จุดประสงค์ของ action นี้คือการตรวจสอบว่ามี folder ชื่อนักเรียนคนนั้นใน SharePoint library อยู่แล้วหรือไม่

5. เลือก action “Get items” ของ SharePoint แล้วใส่ค่าต่างๆ ดังนี้

Site Address เลือก SharePoint site
List Name พิมพ์ชื่อ SharePoint library (SharePoint library ก็คือ List เช่นกันจึงสามารถใส่ชื่อ library ได้เลย)
Filter Query ใส่ตามรูปด้านล่าง หรือ copy จากโค้ดด้านล่างแล้วไปใส่ dynamic content ใครที่อยากรู้ว่าทำไมเขียนชื่อคอลัมน์แบบนี้ ลองดูคลิปของ Mr. Alireza ที่นี่
กด “New Step”

ContentType eq 'Folder' and FileLeafRef eq 'เลือก dynamic content'

Noted: ปกติคอลัมน์ “content type” จะถูกซ่อนไว้ตั้งแต่ตอนที่สร้าง SharePoint library

สามารถกดให้แสดงได้โดยคลิกที่ “Add column” เลือก “Show or hide column” แล้วเลือกคอลัมน์ “content type” กด Apply

คอลัมน์ “Name” มีชื่อจริงๆ ว่า “FileLeafRef”

**คอลัมน์ “Name” มีชื่อจริงว่า “FileLeafRef” สามารถเช็คได้จาก SharePoint Client Browser (SPCB)**

6. เลือก action “Condition” แล้วใส่ค่าต่างๆ ดังนี้

กล่องซ้าย ใส่ expression lenght() แล้วเลือก dynamic content “value” จาก Get items” (สามารถดูโค้ดได้ด้านล่าง)
กล่องกลาง เลือก “is equal to”
กล่องขวา ใส่ 1 (มีโฟลเดอร์ชื่อนักเรียนคนนั้นอยู่แล้วใน SharePoint library)

**ใส่ expression lenght() แล้วเลือก dynamic content “value” จาก Get items”**

Code ใน condition กล่องซ้าย:

length(outputs('Get_items')?['body/value'])

7. เลือก action “Apply to each” ใส่ที่ฝั่ง “If yes” แล้วใส่ค่าต่างๆ ดังนี้

เขียน expression json() แล้วเลือก dynamic content “Upload your file” from Get response details” (สามารถดูโค้ดได้ด้านล่าง)
กด “Add an action” ใน apply to each

**เขียน expression json() แล้วเลือก Dynamic content “Upload your file” from “Get response details”**

Code ใน apply to each จะมีหน้าตาแบบนี้ (dynamic content จะได้ค่าไม่เหมือนกัน):

json(outputs('Get_response_details')?['body/rd2f5334812b240c891fe49e79f108dad'])

8. เลือก action “Get file content” ของ OneDrive ใส่ expression ตาม code block ด้านล่าง แล้วกดปุ่ม “OK” จากนั้นกด “Add an action” ใน apply to each

item()?['id']

เราใช้ OneDrive connector เพราะ attachment จาก Microsoft Forms จะถูกเก็บไว้ที่ OneDrive

ขั้นตอนนี้คือไป get file content แต่ละไฟล์ที่ถูก Upload ใน MS Forms (ซึ่งเก็บอยู่ที่ OneDrive)

9. เลือก action “Create File” ของ SharePoint

Site Address เลือก SharePoint site
List Name พิมพ์ชื่อ SharePoint library แล้วใส่ / และเลือก dynamic content “folderName” จาก Initialize Variable
เขียน expression ใน File Name ตาม code block ด้านล่าง
Select dynamic content “File content” from “Get file content”